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Privatpersonen sollten die Aufbewahrungsfrist für wichtige Dokumente kennen

Jahr für Jahr sammeln sich Rechnungen, Unterlagen und Dokumente an und vielleicht haben Sie sich in diesem Zusammenhang schon einmal gefragt, wie lange sie diese aufbewahren sollen oder sogar müssen.

Dazu gibt es klare Vorgaben, vor allem wenn Sie selbstständig tätig sind oder ein Gewerbe betreiben. Als Privatperson sind Sie von der Aufbewahrungspflicht grundsätzlich ausgenommen.

Für Steuerunterlagen gibt es keine Pflicht

Ihre Steuerunterlagen können grundsätzlich in den Aktenvernichter wandern, doch kann es ratsam sein, das zu unterlassen. Gerade wenn es etwa um die Pflege von Angehörigen geht oder Sie Elterngeld beantragen bzw. einen Kindergartenplatz suchen, kann es von Vorteil sein, die Unterlagen noch zur Verfügung zu haben.

In jedem Fall sollten Sie bei einem vorläufigen Steuerbescheid alle Dokumente aufbewahren bis der Sachverhalt endgültig geklärt ist. Wenn Sie als Privatperson Handwerkerleistungen beauftragt haben, unterlieg die Rechnung darüber der Aufbewahrungspflicht.

Diese beträgt zwei Jahre und ist vor allem für Eigenheimbesitzer ratsam. Haben Sie einen Anspruch auf Gewährleistung, müssen Sie die entsprechenden Handwerkerrechnungen sogar fünf Jahre aufbewahren. Das gilt im Übrigen auch für Rechnungen über den Kauf von Geräten wie Waschmaschine, Kühlschränke und Co.

Auch für Kontoauszüge gilt Empfehlung zur Aufbewahrung

Was Kontoauszüge betrifft, so sollten Sie diese mindestens vier Jahre aufbewahren. Denn innerhalb dieses Zeitraumes kann das Finanzamt Nachweise über Rechnungen für Werbungskosten oder außergewöhnliche Belastungen fordern.

Ebenso können Miete oder Unterhalt damit nachgewiesen werden. Wenn Sie mehr als 500.000 Euro pro Jahr verdienen, müssen Sie die Kontoauszüge sogar sechs Jahre lang aufbewahren.

Keine Aufbewahrungspflicht für Bank- und Versicherungsunterlagen

Was Unterlagen über Versicherungen oder Bankgeschäfte betrifft, so gilt keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Doch sollten Sie Prämienzahlungen oder sonstige Unterlagen besser nicht in den Aktenvernichter geben.

Immerhin haben Sie nämlich für den Fall der Fälle so einen Nachweis, dass zum Beispiel das Versicherungsverhältnis noch aufrecht ist oder dass es Vertragsänderungen für das Konto gegeben hat.

Lebenslanges Aufbewahren empfohlen

Gewisse Unterlagen und Urkunden haben eine gravierende Bedeutung, sodass Sie sie sorgfältig aufbewahren sollten. Dazu gehören Geburts- und Heiratsurkunde sowie Sterbeurkunden von Familienangehörigen bzw. Personalausweis und Reisepass.

Auch Abschlusszeugnisse und Urkunden über absolvierte Ausbildungen sollten Sie verwahren, auch wenn es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gibt.

Für Rentennachweis wichtig

Auch wenn der offizielle Rentenversicherungsträger sämtliche für Ihre Rente erforderlichen Dokumente speichert, sollten Sie das auch tun. Dazu benötigen Sie sämtliche Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen sowie Sozialversicherungsunterlagen.

Auch Belege über eventuelle Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit sollten Sie aufbewahren. Daneben gilt es gegebenenfalls Studiennachweise und Bescheinigungen über die Exmatrikulation zu sammeln und nicht einfach weg zu werfen.

Frist genau kennen

Was die eventuell vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist betrifft, so sollten Sie bedenken, dass diese immer erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurde, zu laufen beginnt. Datiert eine Rechnung also vom 13.07., beginnt die Frist mit 31.12. zu laufen.

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