Was gilt es bei Aufbewahrungsfristen von Dokumenten zu beachten?

Beim Ordnen einzelner Dokumente sollte beachtet werden, dass für die unterschiedlichen Dokumente bestimmte Aufbewahrungspflichten existieren. Insbesondere Gewerbebetreiber und Selbstständige sind gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente unter der Berücksichtigung der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Doch auch Privatpersonen müssen berücksichtigen, dass es wichtig ist, bestimmte Dokumente nicht dem Reißwolf zum Opfer fallen zu lassen.

Die Saarbrücker Tabelle

Als Grundlage dieser wichtigen Informationen hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht gilt die Differenzierung der Belege und die Frage, ob es sich um private Dokumente handelt oder diese aus dem eigenen Handeln als Selbstständiger oder Gewerbetreibender stammen. In Bezug auf zahlreiche Dokumente ist es gesetzlich vorgeschrieben, die einzelnen Schriftstücke und Belege auch langfristig aufzubewahren.

Schriftstücke wie u.a. Kassenbelegen inklusive einer Garantie sollten über einen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahrt werden, denn anderenfalls kann beispielsweise vom Recht der Gewährleistung kein Anspruch mehr geltend gemacht werden. Mithilfe der Saarbrücker Tabelle können die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Geschäftsakten gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in wenigen Augenblicken ermittelt werden. Die Vorgaben oder Pflichten zur Aufbewahrungsfrist variieren und hängen von dem jeweiligen Metier ab.

Uneinschätzbare Folgen

Wird gegen die Aufbewahrungspflichten verstoßen, können die Folgen für Gewerbetreibende vorab selten eingeschätzt werden. Aus diesem Grund sollte die Aufbewahrungsfrist im eigenen Interesse beachtet werden und besser ein Schriftstück zu viel als zu wenig aufbewahrt werden. Die Folgen bei nichteinhalten der Aufbewahrungspflicht können bis zu einer unterstellten Straftat reichen, welche dann erst einmal gegenteilig bewiesen werden muss.

Hinzu kommt, dass in einem solchen Fall das Heranschaffen der fehlenden Dokumente erforderlich wird, was mit einem erheblichen Aufwand einhergehen kann. Gesetzliche Pflicht ist, dass sich Steuerpflichtige stets in der Beweispflicht befinden, denn die Behörden möchten alles gründlich belegt haben und eben nur die Belege dienen als profunde Beweise. Insbesondere die Dokumente und Schriftstücke , die für die Steuer relevant sind, müssen in jedem Fall gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

Umfassender Überblick über die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

Ob geschäftliche Unterlagen, Wohnungs- und Mietverträge, Handelsbücher oder Krankenkassenbelege: Die Saarbrücker Tabelle liefert schnell Informationen über die jeweilige Aufbewahrungsfrist. Mit der Eingabe eines Referenzjahres wird eine individuelle Liste erstellt, die z.B. alle Dokumentarten mit Entstehungsjahr zeigt, deren Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist.