Die besten Tipps für eine gelungene Projektdokumentation

Im Rahmen eines professionellen Projektmanagements lässt sich heutzutage kaum noch auf eine nachvollziehbare und überaus detaillierte Projektdokumentation verzichten – vor allem, wenn es sich um ein sehr komplexes Projekt handelt. Es kommt schließlich in hohem Maße darauf an, dass zu jedem Zeitpunkt sämtliche involvierten Personen die Möglichkeit haben, auf die wichtigen Projektinformationen zuzugreifen.

Wird die Projektdokumentation in Zukunft professionell verwaltet, bietet dies ebenfalls große Vorteile für den Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden. Welche Tipps Unternehmen in Zukunft berücksichtigen sollten, wenn es um eine gelungene Projektdokumentation geht, erklärt der folgende Beitrag.

Angebotsprozesse definieren

Als überaus sinnvoll zeigt es sich zum Beispiel, wenn für das Ablegen sämtlicher Angebote ein gemeinsamer Speicherort festgelegt wird. Zu definieren ist dann im Zuge eines professionellen Projektmanagement außerdem, welcher Speicherpfad von allen involvierten Mitarbeitern genutzt wird.

Handelt es sich um ein Angebot, welches für einen Bestandskunden erstellt wird, ist es daneben sinnvoll, dieses direkt in dem bereits vorhandenen Ordner des Kunden zu speichern. Für eine bessere Übersichtlichkeit ist darüber hinaus auch ein verbindliches Speicherformat festzulegen.

Ein eigener Ordner für Neukunden ist erst dann anzulegen, wenn die Auftragsbestätigung vorliegt. Das Angebot ist im Zuge dessen von seinem vorherigen Ordner in den entsprechenden neuen Kundenordner zu verschieben.

Verbindlichen Ablageort vorgeben

Geht es um die Ablage der Dokumente und Unterlagen des jeweiligen Projektes, zeigt sich die Definition eines verbindlichen Ablageortes ebenfalls als überaus sinnvoll. Für eine erfolgreiche und professionelle Projektdokumentation kommt es in hohem Maße darauf an, dass alle projekt- oder kundenspezifischen Unterlagen an einem Ort gespeichert werden.

Arbeitet ausschließlich ein Mitarbeiter an dem Projekt, kann dieser selbstverständlich frei für sich entscheiden, wo sie die Dokumente ablegen beziehungsweise abspeichern möchte. Sind an dem Projekt allerdings verschiedene Mitarbeiter beteiligt, sollte gemeinsam der beste Platz bestimmt werden.

Referenzmaterialien strukturiert ablegen

Wird im Rahmen des Projektes die Arbeit mit zahlreichen verschiedenen Vorlagen, Präsentation und Checklisten nötig, ist es ratsam, im Rahmen der Projektdokumentation festzulegen, auf welche Art und Weise die entsprechenden Daten gespeichert werden sollen.

In diesem Zusammenhang kommt es jedoch darauf an, eine Unterscheidung zwischen angepassten und neutralen Dateien vorzunehmen. Ist dann das Überarbeiten einer Datei für einen Kunden nötig, ist in seinem Kundenordner eine entsprechende Datei abzulegen. Aus dem Kundenordner heraus kann dann eine Verlinkung zu den neutralen Dateien im Projektordner erstellt werden.

Fotodokumentationen nutzen

Ein großer Vorteil kann außerdem davon ausgehen, Vorher-Nachher-Bilder zu nutzen. Diese ermöglichen es zunächst, im Zuge der Projektdokumentation Veränderungen und Fortschritte nachzuverfolgen.

Stoßen neue Mitarbeiter in das Projekt, ermöglichen es die Fotos ihnen außerdem, sich überaus schnell in das Projekt hineinzufinden. So werden unnötige Verzögerungen im Rahmen des Projektmanagements effektiv verhindert.

Strukturierte Archivierung sicherstellen

Doch auch, wenn das jeweilige Projekt bereits erfolgreich abgeschlossen wurde, ist noch strukturiert und professionell vorzugehen – nämlich hinsichtlich der Archivierung.

Um eine ideale Projektdokumentation sicherzustellen, sollte bereits im Vorfeld definiert werden, wie mit abgeschlossenen Projekten verfahren wird. Nicht zu verzichten ist in diesem Zusammenhang außerdem auf ein entsprechendes Archivierungsprotokoll. Dieses muss für sämtliche involvierte Mitarbeiter zugänglich beziehungsweise einsehbar sein. Haben die abgeschlossenen Projekte die nötige Aufbewahrungsfrist überschnitten, sind sie einer professionellen Aktenvernichtung zuzuführen.