Mehr Organisation, weniger Multitasking – so arbeitet man effizient und nachhaltig

Die Frage nach einer effizienten und ebenso produktiven Arbeitsweise stellt sich immer wieder. Die Befolgung von ein paar nützlichen Tipps kann dazu beitragen, die eigene Leistungsfähigkeit sowie zeitliche Optimierung nachhaltig zu verbessern.

Nützliche Software-Tools zur Steigerung der Produktivität

Die Auswahl an Software-Tools zur Steigerung der Produktivität scheint auf den ersten Blick unendlich groß zu sein. Welches Tool jedoch das richtige ist, um individuelle Bedürfnisse abzudecken, ist umso schwerer herauszufinden. Für alle jedoch gilt: Im Unternehmen muss eine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen geben. Diese muss leicht abrufbar und immer von überall verfügbar sein. So eine zentrale Anlaufstelle ist beispielsweise die Mitarbeiterplattform von Workbase.

Das Single-Task-Prinzip

Multitasking galt über viele Jahre als eine bewundernswerte Fähigkeit, mit der talentierte Kollegen/innen auf sich aufmerksam machen konnten und staunende Blicke ernteten. Dabei wurde stets eine höhere Intelligenz sowie ein strukturiertes Denkvermögen unterstellt. Durch die Zunahme von verfügbaren Kommunikationskanälen und der daraus resultierenden Flut an Informationen entpuppt sich Multitasking mittlerweile als weniger hilfreich und sorgt vielmehr für Chaos. Neue Methoden, wie zum Beispiel Kanban, haben sich indes etabliert und basieren auf dem Single-Task-Prinzip.

Prioritäten setzen

Augenscheinlich dringende Aufgaben müssen nicht automatisch immer wichtig sein. Umgekehrt verhält es sich genauso. Um Herr der Lage zu werden, empfiehlt sich in diesem Zusammenhang die Erstellung einer To-do-Liste, in der sich die einzelnen Punkte priorisieren lassen. Als eine zusätzliche Unterstützung kann an dieser Stelle die Verwendung von einem Workbase Mitarbeiterportal angesehen werden, das eine schnelle Kommunikation bzw. Kollaboration über eine entsprechende Plattform ermöglicht. Selbst wenn es sich um kleine Aufgaben mit einem Zeitumfang von bis zu zehn Minuten handelt, kann eine derartige Plattform durchaus hilfreich sein.

Ablenkungen vermeiden

Moderne Arbeitsplätze sind meist offen gestaltet und verfügen über eine frei verfügbare Konnektivität. Vor diesem Hintergrund ist es enorm schwierig, sich abzuschotten und sich über einen längeren Zeitraum konzentriert auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Neue E-Mail, eingehende Telefonanrufe oder die kurze Unterhaltung mit anderen Kollegen/innen führen zum Abbruch der Konzentrationsphase. Um wieder in den „Tunnel“ hineinzufinden, dauert es ein wenig und benötigt viel Anstrengung. Im ersten Schritt ist es also wichtig, das eigene Kommunikationsverhalten zu kontrollieren und so die persönliche Effektivität zu steigern.

Ausreichend viel essen und trinken

Um über den gesamten Tag hinweg leistungsfähig zu bleiben, müssen die Grundbedürfnisse des Körpers berücksichtigt werden. Ausreichend viel Früchte, ein nahrhaftes Frühstück sowie viel Flüssigkeit bilden hierfür die ideale Grundlage. Darüber hinaus dienen kleinen Pausen der Entspannung und der persönlichen Konzentrationsfähigkeit sowie der Produktivität.

Den Arbeitsplatz richtig einrichten

Ein fundamentales Mittel zur Steigerung der Produktivität beziehungsweise Effektivität ist die richtige und ebenso geordnete Umgebung am Arbeitsplatz. Dabei ist es besonders wichtig, Ordnung zu halten und jedem Gegenstand einen festen Platz auf dem Schreibtisch oder im Schrank zu geben. Zwei Monitore können beispielsweise nur dann einen Mehrwert bieten, wenn es der Aufgabenbereich tatsächlich erlaubt.

Mehr kreativen Spielraum schaffen

Aufgaben zu delegieren oder bei Kollegen/innen Hilfe zu holen kann durchaus hilfreich sein. Tägliche Meetings und eine visuelle Arbeitsweise tragen ebenfalls zu Selbstoptimierung im Bereich der Leistungsfähigkeit bei. Grundsätzlich ist es besser, auch in stressigen Situationen Ruhe zu bewahren und die eigenen Gedanken nicht allzu weit kreisen zu lassen. Darüber hinaus ist es ratsam, sich selbst für eine bestimmte Sache zu begeistern und sich weiterzubilden. Dabei ist es wichtig, stets die gestellten Anforderungen meistern zu können und diesen im besten Fall einen Schritt voraus zu sein.