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Vorteile eines externen Lohnbüros

Ein Unternehmen, dass mindestens einen Angestellten beschäftigt, muss diesem seinen Lohn berechnen und buchen. Eine eigene Abteilung der „Lohnbuchhaltung“ ist mit hohen Kosten verbunden. Viele Unternehmen und Konzerne entscheiden deshalb, die Lohnbuchhaltung auszugliedern. In Deutschland bieten separate Lohnbüros die Dienste der Lohnbuchhaltung an.

Die Aufgaben eines Lohnbüros

Lohn, den ein Angestellter verdient, muss nach strengen Vorschriften abgerechnet werden. Die Lohnabrechnung ist umfassend und beinhaltet einerseits die Stammdaten des Mitarbeiters, andererseits seine Verdienste, Zuschläge, Sonderzahlungen und alle Abzüge. Zu den Abzügen zählen unter anderem Steuern, Versicherungsleistungen und Sozialabgaben. Eine fehlerhafte Lohnabrechnung ist vom Angestellten anfechtbar. Für den Arbeitgeber entstehen bei einer Anfechtung womöglich höhere Kosten und Strafen.

Das externe Lohnbüro übernimmt die Aufgabe der Lohnabrechnungen. Dafür stellt das Büro Fachleute an, um die Lohnabrechnungen nach den gesetzlichen Vorgaben erstellen zu lassen. Des Weiteren ist es die Aufgabe eines Lohnbüros, die Löhne zu buchen. Sprich, die Transaktionen vorzunehmen, damit der jeweilige Lohn vom Konto des Arbeitgebers auf das des Arbeitnehmers transferiert wird. Abzüge sind direkt an den jeweiligen Träger abzuführen, die Angestellten erhalten immer den Nettolohn. Der Arbeitgeber ist für die Transaktionen an das Finanzamt, an die Gesundheitskasse und an die Sozialkasse verantwortlich.

Angestellte des Lohnbüros sind in der Lage, die Unternehmen zu beraten. Welche Fristen einzuhalten sind, wann Neuerungen und Änderungen anstehen. Für Fehler in den Lohnabrechnungen haftet das Lohnbüro, dem Arbeitgeber obliegt nur eine bedingte Haftung.

Vom mittelständischen Betrieb bis zum Multikonzern

Bleibt die Frage, für wen sich die Auftragsvergabe an ein Lohnbüro lohnt. Bei bis zu fünf Mitarbeitern, je nach Anstellungskontrakt, sollten Arbeitgeber durchaus in der Lage sein, die Lohnabrechnungen selbst zu erstellen. Dafür sollte der Arbeitgeber fähig sein, mit Zahlen umzugehen. Außerdem sollte er sich zuvor in die Rechte und Pflichten der Gesetzgebung einlesen, um Fehler zu vermeiden. Wem das nicht liegt, ist schon bei einer geringen Anzahl an Angestellten gut beraten, ein Lohnbüro zu beauftragen.

Mittelständische Unternehmen bis hin zu Multikonzernen müssen für sich entscheiden, ob der Aufwand einer eigenen Lohnbuchhaltung sinnvoll ist. Fachangestellte mit entsprechendem Diplom sind nötig, um korrekte Lohnabrechnungen zu erstellen. Die Kosten der Angestellten fallen dem Unternehmen für einen vollen Arbeitsmonat zur Last. Die Abrechnung der Löhne erfolgt in vielen Teilen automatisiert und Angestellte sind in der Regel nur zum Monatsende intensiv beschäftigt.

Entscheidend ist, das richtige Lohnbüro zu finden, das loyal und verschwiegen arbeitet. Schließlich gehen die Sachbearbeiter mit sehr sensiblen Daten um, weshalb es Multikonzerne gibt, die eigene Lohnbüros als Subunternehmen gründen. Damit wird kein externes Lohnbüro beauftragt und die Daten bleiben im inneren Kreislauf des Konzerns.

Strategie für Start-ups

Gründer von Unternehmen müssen besonders in den ersten Jahren auf die Ausgaben achten. Lohnbüros nehmen den Jungunternehmern sehr viel Arbeit ab, kümmern sich um Meldepflichten, die Stammdatenpflege und bearbeiten Kooperationsverträge. All das ist mit vielen Vorschriften verbunden. Fehlt die Fachkenntnis, raten Experten zur Kontaktaufnahme zu einem Lohnbüro.

Hinzu kommt das Zeitmanagement. Neue Unternehmen und Betriebe müssen sich intensiv auf die Etablierung in der gewählten Branche konzentrieren und müssen zeitlich flexibel bleiben. Lohnabrechnungen unterliegen aber einem festen monatlichen Termin. Die Frage ist, ob es sich wirklich lohnt, einen wichtigen Termin wegen der Lohnabrechnungen zu verpassen oder zu verschieben.

Zusammenfassend übernimmt das Lohnbüro die gesamte Lohnbuchhaltung aller Unternehmen und Betriebe, die keine eigene Abteilung dafür unterhalten möchten. Damit lassen sich Betriebskosten und Zeit sparen.

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