Eine gute Projektmanagement Software spart Zeit und Geld

Bei einem Projekt arbeiten viele verschiedene Mitarbeiter und zumeist auch unterschiedliche Abteilungen zusammen. Jeder hat seinen eigenen Teilbereich, seine Expertise, seine Aufgaben und auch seinen individuellen Blickwinkel auf das Ganze. Viele verschiedene Prozesse laufen gleichzeitig ab und doch sollen sie einander unterstützen und letztlich zu einem gemeinsamen Ziel zusammenlaufen. Damit das alles nicht stattdessen in ein heilloses Durcheinander ausartet, gibt es den Projektleiter der stets den Überblick behält und bei dem alle Fäden zusammenlaufen. Er koordiniert die unterschiedlichen Bereiche, trifft Entscheidungen bei Meinungsverschiedenheiten, erkennt frühzeitig Schwachstellen und sorgt für Unterstützung. Um das alles tun zu können muss er ständigen Kontakt mit einer großen Zahl von Personen aufrechterhalten und den Überblick über eine Vielzahl von Informationen bewahren.

Immer den Überblick über alles zu haben und alle Detailinformationen im richtigen Moment parat zu haben ist gar nicht so einfach. Eine gute Projektmanagement Software hilft dabei Zeit und Geld zu sparen. In ihr werden alle Informationen und Mitteilungen zu dem Projekt zentral gespeichert. Wenn eine Frage aufkommt, kann der Projektleiter jederzeit an einer Stelle nachsehen was die letzte diesbezügliche Rückmeldung war und wer die Information erhalten hat. Er kann feststellen ob bereits eine weitere Meldung einlangen hätte sollen oder auch ob eine wichtige Stelle bei der Informationsübermittlung übersehen wurde. Die Projektmanagement Software ermöglicht es ihm auch die entsprechenden Mitarbeiter sofort zu kontaktieren. Er kann die fehlende Rückmeldung mit wenigen Knopfdrücken urgieren oder die fehlende Information im Handumdrehen weiterleiten.

Nicht nur das. Eine gute Projektmanagement Software ist auch eine Kommunikations- und Datenzentrale für die anderen Projektmitarbeiter. Sie können die benötigten Informationen über den Fortschritt ihres Teilprojektes, oder auch des Teilprojektes der Schwesterabteilung, das die Grundlage für den nächsten Arbeitsschritt darstellt, direkt abrufen oder sich mit dem Kollegen vor Ort in Verbindung setzen. Der zeitraubende Zwischenschritt der Anfrage und Informationsweiterleitung über den Projektleiter entfällt ohne, dass dieser Gefahr läuft den Überblick und die Kontrolle über das Projekt zu verlieren, denn die Kontaktaufnahme und ihr Ergebnis werden in der Projektmanagement Software aufgezeichnet.