Auslandsgeschäftsreisen: bei der Planung über die formalen Kriterien hinausdenken

Passende Versicherungen, nötige Reisedokumente, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand, Reisekostenerstattung. Bei Geschäftsreisen ins Ausland gibt es viel zu beachten. Welche Rolle spielt bei der Reiseplanung die Maxilia GmbH und warum solltest Du Warnwesten bedrucken bei Maxilia? Hier sollen Dir einige wichtige Punkte auf der Checkliste nähergebracht werden.

Recherche über den Zielort

Um eine Auslandsreise so reibungslos wie möglich über die Bühne zu bringen ist eine Absprache zwischen Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer, der die Reise antreten soll, empfehlenswert. Wichtig ist, dass Du absprichst, wer der beiden Handlungsträger sich sowohl über die Einreisebestimmungen als auch über die für die Einreise nötigen Dokumente und die geforderte Länge ihrer Gültigkeit erkundigt. Das kann von Land zu Land spezifisch sein. Eine mögliche Rechercheseite ist dabei die Website des Auswärtigen Amtes. Hier kannst Du im gleichen Atemzug Informationen über mögliche Reisewarnungen einholen.

Was Du absichern solltest

Je nachdem wie der Arbeitnehmer in Sachen Kranken- oder Haftpflichtversicherung abgesichert ist sollte die entsprechende Gültigkeit der Versicherung für Auslandsreisen überprüft werden. Es kann ratsam sein, dass Du auch mit einer Reisrücktrittsversicherung und einer Versicherung deines Gepäcks für die Reise vorgesorgt hast.

Interessant für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können Reisekosten für Geschäftsreisen ins Ausland, die der Arbeitgeber ihnen nicht rückerstattet, von dem eigenen zu versteuernden Betrag absetzen. Wenn die Steuererklärung gemacht wird, ist die Verpflegungspauschale in der Regel mit 80% der Auslandstagegelder anzusetzen. Bei einer Reisedauer von nur 24 Stunden beträgt die anzusetzende Verpflegungspauschale 120% der Auslandstagegelder. In der Regel gilt, dass Dir Dein Arbeitgeber anfallende Reisekosten bei geschäftlichen Auslandsaufenthalten erstattet.

Interessant für Arbeitgeber

Bist Du der Arbeitgeber, erstattest Du natürlich deinen Arbeitnehmern die Reisekosten. Dabei ist zu beachten, dass möglicherweise die Rückerstattung als Auszahlung eines steuerpflichtigen Lohnes angesehen und sowohl Sozialversicherungsbeiträge als auch die Lohnsteuer einbehalten werden muss. Die Übernachtungskosten, die während einer Auslandsreise für das Unternehmen anfallen, und die Verpflegungskosten (falls der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen kann) sind Beispiele der Kosten für Dich, die Du als Unternehmer steuerfrei erstatten kannst.

Was auch nicht zu vergessen ist…

Gibt es bestimmte Gesundheitsrisiken für das Land, in das Du reisen willst? Im Zweifelsfall gibt ein Arzt darüber zuverlässig Auskunft. Du solltest Dich über nötige Impfungen rechtzeitig informieren, da diese eventuell nicht nur einmal getätigt werden müssen und erst nach einer bestimmten Zeitspanne wirksam sein können.

Bringe außerdem in Erfahrung, ob für die Zahlung im Ausland Devisen benötigt werden und ob du Geldmittel in die landesübliche Währung wechseln kannst, falls das nötig sein sollte. Es kann auch vorkommen, dass Du alternative Zahlungsmittel benötigst oder Deine Kreditkarte für das Ziel deiner Geschäftsreise nicht freigeschaltet ist. Es ist hilfreich sich über diese potenziellen Probleme zu informieren.

Das Optimum aus der Geschäftsreise herausholen

Je nach Unternehmen und Funktion der Geschäftsreise kann diese sehr gut als Werbezweck genutzt werden, um die Firma auch im Ausland bekannt zu machen. Wenn Du Unternehmer bist, dann solltest Du nicht nur darauf achten Dich deinen Geschäftspartnern vorzustellen. Sorge dafür, dass sie das Logo deiner Firma vor Augen haben und Du Dein Unternehmen visuell repräsentierst. Das kannst Du über verschiedene Wege erreichen. Die Maxilia GmbH bietet Dir zum Beispiel einen Service mit dem Du Dir eine Vielzahl von Werbeartikeln mit dem Firmenlogo bedrucken lassen kannst. Ist ein Vertreter deiner Firma während der Reise auf Baustellen unterwegs? Deine Werbeinvestition lautet: Warnwesten bedrucken bei Maxilia. Sei kreativ, wenn es um die Geschäftsreiseplanung geht!