Akten vernichten? Dienstleister oder Reißwolf?

Ob nun in der Behörde, im Unternehmen oder im Privathaushalt. Täglich wird überall mithilfe von Datenträgern sowohl in Papier- als auch elektronischer Form gearbeitet. Aufgrund des bestehenden Datenschutzes sowie der Sicherheitsauflagen für sensible Daten ist es notwendig, diese der Norm entsprechend zu vernichten. In Deutschland existieren aus diesem Grund Vorschriften bezüglich der Aktenvernichtung. Diese Regeln besagen, dass sämtliches Schriftgut, welches als „nicht archivwürdig“ gilt, eine datenschutzgerechte Aktenvernichtung durchlaufen muss.

Führt eine Behörde beispielsweise ihre Unterlagen, gesammelten Daten sowie Papiere der Abfallentsorgung zu, ohne diese vom zuständigen Archiv bewertet lassen zu haben, macht sich diese Behörde strafbar.

Die Situation für Unternehmen und Privathaushalte

Letztlich kursieren in Unternehmen an vielen Stellen wichtige Dokumente, die sensible Daten beinhalten. Diese Dokumente müssen allerdings irgendwann vernichtet werden. Existieren in einer Firma zum Beispiel größere Aktenmengen in Form von Rechnungen, kann es sich lohnen, ein darauf spezialisiertes Unternehmen zu beauftragen, welches die Aktenvernichtung übernimmt. Infolgedessen erspart sich der Auftraggeber die Arbeit, während die Dienstleister gleichzeitig sämtliche relevanten Datenschutzvorgaben kennen.

Abhängig von der Abteilung tauchen immer mal wieder interne, vertrauliche Papiere auf (bspw. Personaldokumente bzw. Besprechungsprotokolle), welche ordnungsgemäß zerstört werden müssen. Aus diesem Grund macht es Sinn für jede Abteilung einen passenden Aktenvernichter zuzulegen. Diese können nämlich zuvor sowohl auf die Kapazitäten als auch Sicherheitsanforderungen der Abteilung abgestimmt werden.

Aufbewahrungsfristen von Akten

Deutschlandweit gelten verschiedene Fristen zur Aufbewahrung von Akten. Im Handels- und Wirtschaftssektor gilt aufgrund des Handelsgesetzbuches die Aufbewahrung von Rechnungen sowie Jahresabschlüssen für bis zu zehn Jahre. Derselbe Zeitraum gilt auch für Patientenakten im Krankenhaus.

Nach der erfolgten Aufbewahrungszeiten ist eine professionell ausgeführte Aktenvernichtung notwendig, welche unter der DIN-Norm Europas erfolgt. Im Falle von Bauplänen gilt die Aufbewahrung dauerhaft, das bedeutet die Dokumente werden dem Endarchiv zugeführt. Jede Firma ist für eine sorgsame Aktenaufbewahrung verantwortlich. Letztlich trägt mit dem Ende der Aufbewahrungsfristen das Unternehmen die Verantwortung für die Sicherheitsstandards bei der Datenvernichtung.

Das muss man bei privater Aktenvernichtung im Auge behalten

Damit man Datenmissbrauch bzw. -diebstahl verhindert, ist in Privathaushalten der Umgang mit sensiblen Dokumenten und Daten von großer Wichtigkeit. In diesen Fällen leisten insbesondere Aktenvernichter zur Vernichtung der Unterlagen gute Dienste. Ob Behördenschriftverkehr, vertrauliche Briefe, Gehaltsabrechnungen oder Kontoauszüge, all dies gehört nicht ins Altpapier, vielmehr müssen diese Papiere mithilfe eines Aktenvernichters zerstört werden. Das mit dem Aktenvernichter zerkleinerte Papier kann anschließend dem Papierrecycling beigefügt werden.

Um herauszufinden, welcher Aktenvernichter am besten für den Eigenbedarf geeignet ist, sollte man sich stets folgende Aspekte vor Augen führen: Welche Sicherheitsstufen sowie Funktionen besitzt der Aktenvernichter? Wie viele Papiere können zur gleichen Zeit vernichtet werden? Wie groß ist das Volumen des integrierten Auffangbehälters?

Handelt es sich um eine einmalige Vernichtung größeren Dokumentenmengen, kann man eine Aktenvernichtung online bestellen. Dies ist in vielen Fällen günstiger als die Anschaffung eines eigenen Aktenvernichters.

Eine professionelle Vernichtung der Akten durch Dienstleister

Bei großen zu vernichtenden Datenträgermengen eignet sich die Einstellung eines professionellen Aktenvernichtungsunternehmens. Die Akten und das Schriftgut werden daraufhin in spezielle Behälter an die dafür ausgebildeten Unternehmen weitergeleitet. Sogar Mitarbeiter erfahren nicht, was genau in den Containern zuvor abgeholt wurde, da die Sicherheitsvorkehrungen so hoch sind.

Im Aktenvernichtungsunternehmen werden anschließend die Dokumente stark zerkleinert bis ausschließlich Papiergranulat davon übrig ist. Aus dem Papiergranulat werden große Ballen geformt, die wiederum papierverarbeitenden Industrien vermittelt werden. Infolgedessen wird aus diesem Papier entweder Haushaltspapier oder Ähnliches.