Mitarbeiterfotos und Datenschutz. Was gilt es zu beachten?

Seit 25.05.2018 fallen die Mitarbeiterfotos unter den Arbeitnehmerdatenschutz. Dies führt bei vielen Arbeitgebern zur gewissen Unsicherheit. Denn der neuen Rechtslage nach können Eventfotos nur unter bestimmten Voraussetzungen veröffentlicht werden.

Voraussetzungen für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos

Grundsätzlich darf ein Mitarbeiterfoto nur dann veröffentlicht werden, wenn die Einwilligung des Mitarbeiters vorliegt. Diese muss vor der Veröffentlichung erfolgen und zwar freiwillig. Eine mündliche Einwilligung reicht hierzu nicht aus, sondern muss in schriftlicher Form vorliegen. Diese ist erst dann gültig, wenn sie die Original Unterschrift des Arbeitnehmers enthält. Die Verweigerung der Einwilligung darf mit keinen negativen Folgen einhergehen. Und der Arbeitnehmer muss die Möglichkeit haben, die erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. 

Nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters erlischt die Einwilligung

Die Mitarbeiterfotos müssen nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen gelöscht werden. Zumindest dann, wenn es sich um individuelle Fotos handelt. Beinhaltet die unterschriebene Einwilligungserklärung jedoch eine zeitlich unbegrenzte Nutzungsdauer, kann das Foto weiterhin verwendet werden, wenn die Einwilligung nicht widerrufen wurde. 

Wird ein bestimmtes Foto zu Werbezwecken verwendet, muss bei dem Ausscheiden des Mitarbeiters erst geprüft werden, ob die Abbildung der allgemeinen Illustration dient und der Mitarbeiter nicht herausgestellt werden kann. Wenn es sich um ein Gruppenfoto handelt, kann dieses weiterhin verwendet werden. Jedoch unter der Voraussetzung, dass der ausgeschiedene Mitarbeiter auf dem Foto unkenntlich gemacht wird.

Wie wird bei Eventfotos vorgegangen?

Bei Firmenfeiern sind schriftliche Einwilligungserklärungen nicht immer umsetzbar. Auch kann der auf der Einladung enthaltene Hinweis darauf, dass fotografiert wird, nicht als Einwilligung aufgefasst werden. Der alten Rechtslage nach war die Veröffentlichung der Eventfotos gerechtfertigt, soweit es sich um Gruppenfotos und nicht um Einzelfotos handelte. Seit 2018 unterliegen solche Fotos ebenfalls der DSGVO. Doch hier scheint es nach Art. 6 Abs. 1 ebenfalls eine Lösung zu geben.

Der Hinweis darauf, dass auf dem Event fotografiert wird, muss sowohl auf der Einladung als auch beim Event selbst gut sichtbar sein. Der Zweck der Verwendung der Fotos muss ebenfalls angegeben werden, insbesondere dann, wenn eine Veröffentlichung im Internet geplant wird. Denn sowohl das Fotografieren als auch die Veröffentlichung selbst erfordern jeweils eine Einwilligung.

Daneben müssen alle Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht werden, dass für sie ein Widerspruchsrecht vorliegt. Zudem müssen sie auf die Quelle hingewiesen werden, über welche der Widerspruch erfolgen kann. Jeder Mitarbeiter hat das Recht, sich der Aufnahme selbst und der Verwendung der Fotos zu verweigern.

Bei Eventfotos sollte im Vordergrund das Event selbst stehen. In diesem Sinne sollte das Fotografieren von einzelnen Mitarbeitern oder kleineren Gruppen vermieden werden. Verdecktes oder heimliches Fotografieren ist untersagt. Daher sollte man beim Fotografieren auf Events immer darauf achten, dass sich die fotografierte Person des Fotografierens auch bewusst ist. 

Fotos, welche einen Rückschluss auf Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO ermöglichen, erfordern eine zusätzliche Einwilligungserklärung. Zu solchen Daten zählen der Gesundheitszustand, das Sexualleben oder die Religionszugehörigkeit des fotografierten Mitarbeiters.

Hierbei ist es wichtig zu erwähnen, dass Fotos von Mitarbeitern, welche privat mit dem Smartphone oder mit einer Kamera gemacht werden, keine Einwilligungserklärung erfordern.

Sonderfälle

Es gibt durchaus Fälle, bei denen keine Einwilligung des Mitarbeiters erfordert wird. Dies ist der Fall, wenn die Fotos für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Zu solchen Fotos zählen Fotos für einen Betriebsausweis oder veröffentlichte Bilder auf der Webseite des Unternehmens, welche aufgrund der ausgeübten Position des Mitarbeiters erforderlich sind. Dies ist beispielsweise der Fall bei Vertriebsleitern. Doch diese Mitarbeiter können nach dem Beenden des Arbeitsverhältnisses verlangen, dass ihre Fotos von der Unternehmens-Webseite gelöscht werden.

Urheberrecht des Fotografen

Bei Events muss der Arbeitgeber nicht nur die Rechte der Mitarbeiter beachten. Das Urheberrecht des Fotografen muss ebenfalls beachtet werden. Dies bedeutet konkret, dass der Arbeitgeber die gemachten Fotos ausschließlich zum vereinbarten Zweck nutzen darf. Für jeden weiteren Zweck muss für die Veröffentlichung die Einwilligung des Urhebers, bzw. des Fotografen eingeholt werden, da sonst Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden können.