{"id":2026,"date":"2022-10-25T19:04:23","date_gmt":"2022-10-25T17:04:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.haendlerschutz.com\/news\/?p=2026"},"modified":"2022-10-25T19:04:26","modified_gmt":"2022-10-25T17:04:26","slug":"die-besten-tipps-fuer-eine-gelungene-projektdokumentation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.haendlerschutz.com\/news\/digitales\/computer\/die-besten-tipps-fuer-eine-gelungene-projektdokumentation-2026","title":{"rendered":"Die besten Tipps f\u00fcr eine gelungene Projektdokumentation"},"content":{"rendered":"\n
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Im Rahmen eines professionellen Projektmanagements l\u00e4sst sich heutzutage kaum noch auf eine nachvollziehbare und \u00fcberaus detaillierte Projektdokumentation verzichten \u2013 vor allem, wenn es sich um ein sehr komplexes Projekt handelt. Es kommt schlie\u00dflich in hohem Ma\u00dfe darauf an, dass zu jedem Zeitpunkt s\u00e4mtliche involvierten Personen die M\u00f6glichkeit haben, auf die wichtigen Projektinformationen zuzugreifen.<\/p>\n\n\n\n

Wird die Projektdokumentation in Zukunft professionell verwaltet, bietet dies ebenfalls gro\u00dfe Vorteile f\u00fcr den Leistungsnachweis<\/a> gegen\u00fcber dem Kunden. Welche Tipps Unternehmen in Zukunft ber\u00fccksichtigen sollten, wenn es um eine gelungene Projektdokumentation geht, erkl\u00e4rt der folgende Beitrag.<\/p>\n\n\n\n

Angebotsprozesse definieren<\/h2>\n\n\n\n

Als \u00fcberaus sinnvoll zeigt es sich zum Beispiel, wenn f\u00fcr das Ablegen s\u00e4mtlicher Angebote ein gemeinsamer Speicherort festgelegt wird. Zu definieren ist dann im Zuge eines professionellen Projektmanagement au\u00dferdem, welcher Speicherpfad von allen involvierten Mitarbeitern genutzt wird.<\/p>\n\n\n\n

Handelt es sich um ein Angebot, welches f\u00fcr einen Bestandskunden erstellt wird, ist es daneben sinnvoll, dieses direkt in dem bereits vorhandenen Ordner des Kunden zu speichern. F\u00fcr eine bessere \u00dcbersichtlichkeit ist dar\u00fcber hinaus auch ein verbindliches Speicherformat festzulegen.<\/p>\n\n\n\n

Ein eigener Ordner f\u00fcr Neukunden ist erst dann anzulegen, wenn die Auftragsbest\u00e4tigung vorliegt. Das Angebot ist im Zuge dessen von seinem vorherigen Ordner in den entsprechenden neuen Kundenordner zu verschieben.<\/p>\n\n\n\n

Verbindlichen Ablageort vorgeben<\/h2>\n\n\n\n

Geht es um die Ablage der Dokumente und Unterlagen des jeweiligen Projektes, zeigt sich die Definition eines verbindlichen Ablageortes ebenfalls als \u00fcberaus sinnvoll. F\u00fcr eine erfolgreiche und professionelle Projektdokumentation kommt es in hohem Ma\u00dfe darauf an, dass alle projekt- oder kundenspezifischen Unterlagen an einem Ort gespeichert werden.<\/p>\n\n\n\n

Arbeitet ausschlie\u00dflich ein Mitarbeiter an dem Projekt, kann dieser selbstverst\u00e4ndlich frei f\u00fcr sich entscheiden, wo sie die Dokumente ablegen beziehungsweise abspeichern m\u00f6chte. Sind an dem Projekt allerdings verschiedene Mitarbeiter beteiligt, sollte gemeinsam der beste Platz bestimmt werden.<\/p>\n\n\n\n

Referenzmaterialien strukturiert ablegen<\/h2>\n\n\n\n

Wird im Rahmen des Projektes die Arbeit mit zahlreichen verschiedenen Vorlagen, Pr\u00e4sentation und Checklisten n\u00f6tig, ist es ratsam, im Rahmen der Projektdokumentation festzulegen, auf welche Art und Weise die entsprechenden Daten gespeichert werden sollen.<\/p>\n\n\n\n

In diesem Zusammenhang kommt es jedoch darauf an, eine Unterscheidung zwischen angepassten und neutralen Dateien vorzunehmen. Ist dann das \u00dcberarbeiten einer Datei f\u00fcr einen Kunden n\u00f6tig, ist in seinem Kundenordner eine entsprechende Datei abzulegen. Aus dem Kundenordner heraus kann dann eine Verlinkung zu den neutralen Dateien im Projektordner erstellt werden.<\/p>\n\n\n\n

Fotodokumentationen nutzen<\/h2>\n\n\n\n

Ein gro\u00dfer Vorteil kann au\u00dferdem davon ausgehen, Vorher-Nachher-Bilder zu nutzen. Diese erm\u00f6glichen es zun\u00e4chst, im Zuge der Projektdokumentation Ver\u00e4nderungen und Fortschritte nachzuverfolgen.<\/p>\n\n\n\n

Sto\u00dfen neue Mitarbeiter in das Projekt, erm\u00f6glichen es die Fotos ihnen au\u00dferdem, sich \u00fcberaus schnell in das Projekt hineinzufinden. So werden unn\u00f6tige Verz\u00f6gerungen im Rahmen des Projektmanagements effektiv verhindert.<\/p>\n\n\n\n

Strukturierte Archivierung sicherstellen<\/h2>\n\n\n\n

Doch auch, wenn das jeweilige Projekt bereits erfolgreich abgeschlossen wurde, ist noch strukturiert und professionell vorzugehen \u2013 n\u00e4mlich hinsichtlich der Archivierung.<\/p>\n\n\n\n

Um eine ideale Projektdokumentation sicherzustellen, sollte bereits im Vorfeld definiert werden, wie mit abgeschlossenen Projekten verfahren wird. Nicht zu verzichten ist in diesem Zusammenhang au\u00dferdem auf ein entsprechendes Archivierungsprotokoll. Dieses muss f\u00fcr s\u00e4mtliche involvierte Mitarbeiter zug\u00e4nglich beziehungsweise einsehbar sein. Haben die abgeschlossenen Projekte die n\u00f6tige Aufbewahrungsfrist \u00fcberschnitten, sind sie einer professionellen Aktenvernichtung zuzuf\u00fchren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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